Налог на прибыль организаций. Документальное подтверждение и экономическая обоснованность расходов
Вопрос: Организация осуществляет международные грузовые перевозки. Какими документами подтверждаются произведенные водителями расходы? Подойдут ли в данном случае те же документы, которые обычно оформляются при командировках? Нужны ли копии загранпаспортов водителей с отметками о пересечении границы?

Ответ от 15.07.2014:

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не являются командировками (ст. 166 ТК РФ). Таким образом, нормы законодательства о служебных командировках, в том числе Положение, утв. постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749, в данной ситуации не применяются.

Отметим, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные с поездками расходы (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

Конкретные размеры и порядок возмещения расходов, связанных с рассматриваемыми служебными поездками, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). При этом суммы, возмещаемые работнику за разъездной характер работы, следует учитывать в прочих расходах на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (подробнее об этом см. справочник "Налог на прибыль организаций"). Указанные затраты должны отвечать общим требованиям, предъявляемым к расходах по ст. 252 НК РФ. Однако каких-либо норм, содержащих перечень необходимых подтверждающих документов, законодательством не предусмотрено.

Поэтому рекомендуем в учетной политике предусмотреть состав документов, которыми организация будет подтверждать "разъездные" расходы водителей. Так, можно предусмотреть, что для этих целей используется приказ (распоряжение) руководителя, в котором указываются цель служебной поездки, а также пункт назначения. Целесообразно в таких случаях использовать и путевой лист грузового автомобиля по форме № 4-с (сдельная) или № 4-п (повременная) (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Отметим, что путевой лист вместе с табелем учета рабочего времени будет также являться основанием для начисления суточных водителю-международнику. Помимо прочего потребуются кассовые чеки и иные документы, которые будут подтверждать фактические затраты работника, понесенные во время перевозки (например, на наем жилого помещения). Если деньги водителю выдаются перед поездкой под отчет, то соответствующие оправдательные документы он будет предоставлять вместе с авансовым отчетом.

Что касается копий загранпаспортов со штампами о пересечении границы, то, по нашему мнению, они не обязательны, так как путевой лист уже удостоверяет нахождение водителя в служебной поездке. К тому же при посещении ряда стран (например, Беларусь) не обязательно иметь заграничный паспорт, а штампы о пересечении границы в общегражданский паспорт не проставляются. Однако ничто не мешает также прикладывать копии этих документов в качестве подтверждения расходов в налоговом органе.

 

Как задать вопрос