Какие документы подтверждают расходы на оргтехнику, бумагу, картриджи и т.п., понесенные дистанционным работником?
Налог на прибыль организаций. Документальное подтверждение и экономическая обоснованность расходов

Вопрос: Сотрудник работает дистанционно. Он приобрел оргтехнику, бумагу, картриджи и т.п. для использования их в служебных целях, за это организация собирается выплачивать ему соответствующую компенсацию. Какими документами подтвердить такую компенсацию в целях налогообложения прибыли?


Ответ от :

Оформление трудовых отношений с дистанционным работником имеет ряд особенностей (подробнее см. Справочник кадровика). В частности, в трудовом договоре с таким сотрудником закрепляются порядок и сроки, в соответствии с которыми работодатель (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ):

  • обеспечивает его необходимым оборудованием (например, если организация поручила сотруднику купить оргтехнику, а затем полностью возместит ее стоимость);
  • выплачивает ему компенсацию за использование личного или арендованного имущества в служебных целях (если сотруднику не возмещается полная стоимость оборудования, а выплачивается фиксированная сумма за его использование).

Таким образом, в рассматриваемом случае работнику выплачивается компенсация в порядке, определенном трудовым договором о дистанционной работе.

На данный момент нет разъяснений Роструда о том, какие документы нужны для оформления выплаты компенсации за использование личного имущества работника в интересах работодателя. Однако в целях документального подтверждения данных расходов при налогообложении прибыли, правомерно руководствоваться разъяснениями Минфина России.

Так, при компенсации работнику затрат в связи с использованием им личного имущества в интересах работодателя должны иметься документы, подтверждающие (письмо Минфина России от 11.04.2013 № 03-04-06/11996):

  • принадлежность используемого имущества работнику;
  • фактическое использование имущества в интересах работодателя;
  • суммы произведенных в этой связи расходов;
  • расчеты компенсаций.

При этом финансовое ведомство не уточняет, какие именно документы подтвердят использование имущества в интересах работодателя. Следовательно, работодатель вправе самостоятельно определить, какие именно документы он будет использовать в качестве подтверждающих. Например, в качестве таких документов можно представить:

  • заявления работников об использовании личной оргтехники и подключении к сети Интернет;
  • приказ организации об использовании личной оргтехники и подключении к сети Интернет с указанием перечня работников;
  • копии технических паспортов либо гарантийных талонов на используемую оргтехнику;
  • кассовые чеки на оплату бумаги, картриджей, подключения к сети Интернет;
  • расчет выплат компенсации в свободной форме и прочие.

Подробнее о документальном подтверждении расходов в целях налогообложения прибыли см. справочник "Налог на прибыль организаций".

Как задать вопрос