Налог на прибыль организаций. Расходы на персонал
Вопрос: Как подтверждать расходы на ГСМ, если размеры компенсации установлены трудовым договором?

Ответ от 30.06.2014:

Работник с согласия работодателя и в его интересах, т.е. в служебных целях, может использовать личный транспорт. В этом случае сотруднику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с использованием транспорта (ст. 188 ТК РФ). Подобные расходы в пределах норм, установленных постановлением Правительства России от 08.02.2002 № 92, учитываются в целях налогообложения прибыли на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом на основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть документально подтверждены.

Отметим, что сам факт установления компенсации ГСМ и ее размера не является документальным подтверждением расходов, а лишь устанавливает право работника и обязанность работодателя по оплате ГСМ в указанном размере.

Контролирующие органы считают, что для подтверждения данных расходов требуется, чтобы сотрудник вел учет служебных поездок в путевых листах (письмо УФНС по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776). Однако суды не признают использование путевых листов в данном случае обязательным (постановление ФАС Центрального округа от 25.05.2009 № А62-5333/2008).

По нашему мнению, факт того, что сотрудник действительно понес расходы на ГСМ при использовании личного транспорта в служебных целях, будут подтверждать предоставленные им чеки АЗС.

О том, как выгоднее оформить отношения с сотрудником, использующим личный автомобиль в служебных целях (путем заключения договора аренды ТС без экипажа или путем выплаты компенсации), см. справочник Договоры: условия, формы, налоги.

 

Как задать вопрос