Кассовая дисциплина. Расчеты по кассе

Вопрос: Что делать, если подотчетное лицо произвело оплату услуг связи не наличными из полученного аванса, а по своей личной карте?


Ответ от 12.08.2014:

Действующие правила расчетов наличными регулируются Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У. В них прямо предусмотрено, что наличную выручку от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг) можно расходовать на выдачу подотчетных сумм (подробнее см. консультацию).

Подотчетные суммы выдаются для осуществления расходов, связанных с деятельностью организации (предпринимателя). Для выдачи работнику денег под отчет работодатель на основании его письменного заявления (форма произвольная) оформляет расходный кассовый ордер 0310002 (абз. 1 п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, далее Указание № 3210-У). В заявлении сотрудника должна быть прописана необходимая сумма и срок, на который выдаются деньги, также там должны стоять дата и подпись руководителя.

О расходовании полученной суммы подотчетное лицо должно отчитаться. Для этого сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания № 3210-У). Сделать это нужно в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения периода, на который выдавались наличные под отчет, или со дня выхода на работу. Затем бухгалтерия утверждает авансовый отчет.

При этом в Указании № 3210-У нет запрета на расчеты подотчетным лицом за приобретаемые товары или услуги собственной банковской картой. Однако для подстраховки рекомендуем прямо прописать в локальных документах организации такую возможность, а также порядок предоставления сотрудником авансового отчета и подтверждающих документов в такой ситуации.

Так, в рассматриваемом случае часть суммы из подотчетных средств, равная той, что была списана с личной карты работника, остается у последнего. Далее в обычном порядке работник должен составить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов в установленные сроки: тогда нарушения порядка ведения кассовых операций не возникнет. При этом конкретный перечень подтверждающих документов в п. 6.3 Указания № 3210-У не прописан. В качестве таких документов принимаются чеки ККТ, квитанции и иные документы, содержащие семь обязательных реквизитов согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (наименование, дата, содержание операции и т.д.). На наш взгляд, у работника в данном случае можно также запросить выписку с его банковской карты. Кроме того, для признания затрат на оплату услуг связи в налоговом учете необходимо иметь, в частности, детализированные счета оператора связи (письма Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378, от 19.01.2009 № 03-03-07/2).

Обратите внимание: подтверждающие документы нужны обязательно, ведь их отсутствие приведет не только к нарушению порядка ведения кассовых операций, но и к неблагоприятным налоговым последствиям.

Так, если к авансовому отчету не будут приложены документы, подтверждающие расходование выданных сумм, у сотрудника возникнет доход, облагаемый НДФЛ. Такой вывод в настоящее время преобладает в судебной практике, см., например, комментарий к постановлению ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013.

Помимо этого, на неподтвержденную сумму потребуется начислить страховые взносы, в т.ч. взносы на травматизм, поскольку подобная выплата не перечислена в перечнях сумм, освобожденных от взносов по ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

И, кроме того, не стоит забывать, что при отсутствии оправдательных документов расходы на оплату подотчетником услуг связи не получится списать в целях налогообложения прибыли, поскольку будет нарушено требование о документальном подтверждении расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, сотрудник, расплатившийся за услуги связи с личной карты, а не наличными, выданными под отчет, в обычном порядке должен составить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Это позволит избежать нарушений порядка ведения кассовых операций, а также неблагоприятных налоговых последствий.

Как задать вопрос