Кадры и оплата труда. Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Вопрос: Можно ли лиц, впервые устраивающихся на работу, обязать самостоятельно покупать трудовые книжки?


Ответ от 28.11.2014:

Организация обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225, далее – Правила). Свои потребности в бланках трудовой книжки и вкладышей в нее организация определяет самостоятельно.

Обеспечивать работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку вправе юридические лица (организации) и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным Объединением "Гознак" Минфина России (ФГУП "Гознак") (п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н). Работодатели могут приобретать бланки непосредственно у изготовителя или у распространителей (организаций и индивидуальных предпринимателей), которых уполномочит Объединение "Гознак". Для этого работодатель заключает соответствующий договор с Объединением "Гознак" или распространителем.

Приобретение бланков трудовой книжки и вкладышей иным способом может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (определение Верховного Суда РФ от 06.09.2007 № КАС07-416).

Сведения о приобретенных организацией бланках трудовых книжек (вкладышей в них) и о выдаче бланка для оформления отражаются в приходно-расходной книге (п. 41 Правил). При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша работодатель может взимать с него плату, которая определяется размером расходов на приобретение соответствующих бланков (п. 47 Правил). Сумма, полученная организацией за бланк трудовой книжки (вкладыша в нее), оформленный на работника, отражается в графе 11 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приобретенные организацией бланки должны использоваться отделом кадров при оформлении трудовых книжек (вкладышей в них) работникам. Если гражданин поступает на работу впервые и просит заполнить самостоятельно приобретенный им бланк трудовой книжки (вкладыша в нее), то отдел кадров не должен принимать этот бланк для последующего ведения в организации (п. 4 письма Роструда от 08.12.2008 № 2742-6-1).

Таким образом, работодатель обязан самостоятельно приобретать бланки трудовых книжек (вкладышей в них) непосредственно в Объединении "Гознак" или у официальных распространителей. Если сотрудники отдела кадров организации просят работников купить чистые бланки трудовых книжек и принимают их для последующего ведения, то имеет место нарушение требований трудового законодательства. Неотражение в графе 11 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них суммы, полученной организацией за бланк трудовой книжки (вкладыша в нее), оформленный на работника, также является нарушением.

Если при проведении проверки трудовая инспекция обнаружит данные нарушения, то организацию могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.

Информация об официальных распространителях бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку размещена на официальном сайте Объединения "Гознак" Минфина России.

Как задать вопрос