Как оформлять частые деловые поездки директора, использующего личный автомобиль?
Кадры и оплата труда. Регулирование труда отдельных категорий работников

Вопрос: Директор часто ездит в организации, расположенные в других городах, на деловые встречи. В этих целях он нередко использует личный транспорт и за свой счет покупает ГСМ. Как оформлять такие поездки? В каком порядке возмещать директору понесенные им расходы?


Ответ от :

В сложившейся ситуации поездки директора необходимо оформлять как командировки. То есть нужно составлять и служебное задание, и командировочное удостоверение (если его поездки осуществляются по территории России или в страны СНГ, при въезде (выезде) в которые не ставятся отметки о пересечении границы). Подробнее о том, как оформить командировку, см. в Справочнике кадровика.

Что касается расходов на проезд до места командировки и обратно на личном транспорте, в частности затрат на ГМС, то они не входят в состав командировочных расходов. Это связано с тем, что из буквального толкования п. 12 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, следует, что к командировочным расходам относятся затраты на проезд общественным, а не личным транспортом.

Однако в целях налогообложения прибыли или УСН все же можно учесть указанные расходы на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 или пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ соответственно, то есть в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Обратите внимание, что это нормы именно для учета расходов. То есть на практике можно заключить с директором письменное соглашение, в котором прописан иной размер компенсации расходов на ГСМ (ст. 188 ТК РФ), и выплачивать ему компенсацию согласно соглашению. Но в расходы получится списать только суммы в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Стоит отметить, что есть и другой вариант поведения в данной ситуации. Если в трудовом договоре с директором прописано, что его работа имеет разъездной характер, то ни служебное задание, ни командировочное удостоверение оформлять не надо. Это связано с тем, что служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

При этом сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, возмещаются следующие виды затрат, связанных со служебными поездками (ст. 168.1 ТК РФ):

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения этих расходов, а также перечень работ, профессий, должностей таких работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Что касается расходов на ГСМ, то порядок их компенсации и учета идентичен порядку, описанному при командировке.

Таким образом, в данном случае возможны два варианта поведения на выбор:

  1. Если в трудовом договоре не указано на разъездной характер работ, то к этому договору можно составить дополнительное соглашение, в котором указать на такой характер. В этом случае при поездках директора в другие организации не нужно будет составлять служебное задание и командировочное удостоверение.
  2. Оформлять поездки директора как командировки, если в трудовом договоре не прописан разъездной характер работ.

Как задать вопрос