Нужно ли оплачивать проживание в командировке сотруднику, который не представил подтверждающих документов?
Кадры и оплата труда. Командировки и иные служебные поездки

Нужно ли оплачивать проживание в командировке сотруднику, который не представил подтверждающих документов?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Сотрудник при возвращении из командировки не представил документы, подтверждающие оплату гостиницы. Что делать организации с оплатой проживания сотрудника?

При направлении сотрудника в командировку работодатель возмещает ему (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • суточные;
  • иные затраты, произведенные им с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 14 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749).

В соответствии с п. 26 Положения № 749 работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных средствах и произвести окончательный расчет по полученному авансу. К авансовому отчету работник обязан приложить документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Трудовое законодательство не содержит норм, позволяющих работодателю не оплачивать проживание сотрудника в командировке, если он не предоставил подтверждающих документов. Таким образом, если в авансовом отчете сотрудник указал расходы на проживание, но не представил подтверждающих документов (чеки либо товарные чеки, БСО, платежные поручения и пр.), то работодатель не может не оплачивать эти расходы.

Однако коллективным договором или локальными нормативными актами (например, положением о командировке) работодатель может ограничить такие выплаты минимальной суммой.

При оплате проживания сотрудника в командировке без подтверждающих документов организация должна помнить, что НДФЛ такие суммы не облагаются в размере 700 рублей при командировке внутри страны (2500 рублей – при командировке за границу).

Кроме того, по мнению Минфина России, при отсутствии документов, подтверждающих расходы, суммы выплат, произведенных в пользу работника, не считаются компенсационными и облагаются страховыми взносами (см. письмо от 09.02.2018 № 03-04-05/7999).