Можно ли для проведения инвентаризации наклеивать этикетки со штрихкодами на трудовые книжки?
Кадры и оплата труда. Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Вопрос: В организации проводится инвентаризация кадровых документов. Можно при ее проведении наклеивать на трудовые книжки этикетки со штрихкодами?

См. также


Ответ от :

Наклеивать этикетки со штрихкодами не рекомендуется.

Обоснована позиция следующим.

Трудовая книжка является основным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности и стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

Форма, порядок их ведения и хранения установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" (далее – Правила).

Для учета трудовых книжек работодатель должен вести, в частности, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также вновь выданные трудовые книжки (п. 40, п. 41 Правил).

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, скреплена сургучной печатью или опломбирована. Бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил).

Фактическое наличие бланков документов строгой отчетности (в том числе бланков трудовых книжек и вкладышей к ним) проверяется по видам бланков с учетом их начальных и конечных номеров, а также по каждому месту их хранения и материально ответственным лицам. Такой порядок предусмотрен в п. 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Таким образом, при проведении инвентаризации кадровых документов учитывается количество находящихся у работодателя трудовых книжек и их соответствие сведениям, указанным в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Вместе с тем трудовая книжка и вкладыши в нее являются бланками строгой отчетности. Хотя закон не содержит прямого запрета на наклеивание этикеток со штрихкодом, их использование не соответствует целям инвентаризации и представляется нарушением Правил.

Как задать вопрос