Как выплачивать отпускные и отражать их в 6-НДФЛ, если отпуск начинается с первого рабочего дня месяца?
Кадры и оплата труда. Отпуска

Как выплачивать отпускные и отражать их в 6-НДФЛ, если отпуск начинается с первого рабочего дня месяца?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Сотрудник идет в отпуск с 3 декабря 2018 года. При выплате отпускных заработная плата за ноябрь еще не посчитана, нужно ли производить пересчет и производить доплату? Можно ли остаток выплатить вместе с заработной платой 10 декабря 2018 года? Как платить с этой суммы НДФЛ и как ее отражать в 6-НДФЛ?

Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка, порядок его определения закреплен в ч. 4 ст. 139 ТК РФ и п. 10 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

Для расчета среднего дневного заработка необходимо определить фактически начисленные суммы в течение расчетного периода. Расчетный период составляет 12 месяцев, предшествующих месяцу сохранения заработка. При этом месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно).

Если сотрудник идет в отпуск с 3 декабря, то расчетным периодом для него будет 1 декабря 2017 – 30 ноября 2018.

Отпускные должны быть выплачены сотруднику за три календарных дня до начала отпуска. В случае ухода в отпуск 3 декабря – это 29 ноября. Поскольку при расчете среднего заработка 29 ноября не могут быть учтены все доходы за ноябрь, то после начисления заработной платы за месяц необходимо пересчитать средний заработок и доплатить положительную разницу. Поскольку по трудовому законодательству эта сумма отпускными не является, то выплатить ее можно в сроки, установленные работодателем (после расчета вместе с заработной платой за первую или вторую половину месяца).

Если разница будет отрицательной, то эту сумму работодатель удержать по собственной инициативе не вправе (ст. 137 ТК РФ). Поэтому работник может либо вернуть сумму самостоятельно, либо написать заявление об удержании этой суммы при следующей выплате заработной платы (см. информацию на сайте Роструда).

НДФЛ с суммы отпускных необходимо удержать в день фактического перечисления сотруднику, т.е. 29.11.2018, а уплатить НДФЛ не позднее последнего дня месяца выплаты отпускных, т.е. 30.11.2018 (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Если работодатель производит доплату, то датой получения дохода в целях уплаты НДФЛ будет дата фактической выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, удержать НДФЛ необходимо в день перечисления сотруднику, а вот перечислить НДФЛ в бюджет следует не позднее последнего дня месяца, когда такие выплаты производились (п. 4 ст. 226 НК РФ, письма ФНС от 12.03.2018 № 20-15/049940, от 21.02.2018 № 16-12/021202@).

Форму 6-НДФЛ и порядок ее заполнения ФНС России утвердила приказом от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Если отпускные выплачены 29.11.2018, то в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2018 год они отражаются следующим образом:

При этом в разделе 1 расчета 6-НДФЛ по строкам 020, 040 и 070.

Если доплата отпускных производится 10 декабря 2018 года, то датой получения дохода будет 10 декабря, т.е. удержать НДФЛ необходимо 10 декабря. А вот уплатить налог в бюджет нужно не позднее 31 декабря 2018 года, который является выходным днем (постановление Правительства РФ от 14.10.2017 № 1250). Если срок уплаты налога выпадает на выходной день, то с учетом п. 7 ст. 6.1 НК РФ он переносится на следующий рабочий день. Эта же дата подлежит отражению в расчете 6-НДФЛ по строке 120 (письмо ФНС России от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@).

Таким образом, при доплате отпускных 10 декабря 2018 года эта сумма отражается в 6-НДФЛ следующим образом (письма ФНС России от 24.03.2016 № БС-4-11/5106@, от 24.10.2016 № БС-4-11/20120):

  • в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 2018 – по строкам 020, 040 и 070;
  • в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2019 года – по строкам:
    • 100 – 10.12.2018
    • 110 – 10.12.2018
    • 120 – 09.01.2019
    • 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.

Если отпускные выплачены излишне и эта сумма подлежит удержанию, необходимо подать уточненный расчет 6-НДФЛ за 2018 год (т.е. тот отчетный период, в котором выплачены отпускные). При этом в разделе 1 уточненного расчета следует отразить суммы с учетом уменьшения суммы отпускных, а раздел 2 не корректируется, то есть в нем отражаются первоначальные данные по отпускным. В этом случае в расчете 6-НДФЛ за 1-й квартал 2019 года ничего отражать не нужно.

Такие рекомендации даны в письме от 12.03.2018 № 20-15/049940 УФНС России по г. Москве.