Кадры и оплата труда. Подотчетные суммы

Вопрос: Работники организации часто ездят в командировки. В связи с этим работодатель выдает им денежные средства под отчет.

Можно ли перечислять соответствующие суммы на "зарплатные" карточки работников или нужно выдавать только наличными?

См. также

Гарантии при направлении в командировку

Командировочные расходы в налоге на прибыль

Оплата за время нахождения в командировке в программах 1С


Ответ от 14.11.2016:

Командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания. За командированным работником сохраняется средний заработок и ему возмещаются расходы (ст. 166 ТК РФ). Перед отъездом в командировку работодатель обязан выдать работнику денежный аванс на оплату расходов и суточных (п. 10 Положения о командировках).

Размер и порядок возмещения расходов, связанных с командировками, устанавливается коллективным договором и локальными нормативными актами (ч. 3 ст. 168 ТК РФ).

Нормы трудового законодательства не устанавливают, может ли работодатель перечислить аванс на пластиковую карту работника. Организация или ИП с помощью дебетовых карт вправе оплачивать и командировочные расходы (п. 2.5 Положения № 266-П).

Таким образом, работодатель может перечислить подотчетный аванс на карту работника, если это прямо установлено в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках).

Правомерность данной позиции подтверждается совместным письмом Минфина России № 02-03-10/37209, Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013. Ведомства отметили, что организация может перечислить аванс для оплаты командировочных расходов на карты работников, выданных в рамках "зарплатных" проектов. Возможность такого перечисления должна быть зафиксирована также в учетной политике самой организации.

Как задать вопрос