Кадры и оплата труда. Подотчетные суммы
Вопрос: Сотрудники организации направляются в длительные командировки сроком на 2–3 месяца. Бывают ситуации, когда выданных под отчет денежных средств в командировке работникам не хватает, а собственных средств у них нет. Можно ли в этом случае перечислить средства под отчет на банковские карточки сотрудников?

Ответ от 28.04.2012: 

Ни Трудовой кодекс РФ, ни Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) не устанавливают ограничений по срокам нахождения сотрудников в командировке. Поэтому командировка может продолжаться 2–3 месяца и даже больше.

Порядок выдачи денег под отчет (в том числе при направлении в командировки) регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П). Пунктами 4.1 и 4.2 этого Положения предусмотрено, что выдача наличных денег под отчет производится по расходным кассовым ордерам. При этом кассир должен выдавать денежные средства непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

В рассматриваемом случае работник не может получить деньги, так как находится в командировке. Поэтому, по нашему мнению, в такой ситуации организация может перечислять денежные средства на банковские карточки сотрудников непосредственно с расчетного счета организации. Запрета на такие действия законодательство не содержит. Кроме этого, согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Поэтому если прописать такой порядок выдачи денег на командировочные расходы в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте, то переведенные на карту работника средства будут считаться выданными ему под отчет. Это подтверждается письмом ЦБ РФ от 24.12.2008 № 14-27/513, а также сложившейся арбитражной практикой (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 № А52-174/2007).

Однако стоит заметить, что данный способ расчетов несет в себе определенные риски. Зачастую контролирующие органы расценивают такие перечисления как выплату заработной платы и пытаются обложить их НДФЛ и страховыми взносами. Такие претензии контролеров могут быть оспорены в суде. Примером тому является уже упомянутое выше постановление ФАС. Главное, чтобы расчеты были правильно оформлены документально. Так, в платежном поручении на перечисление подотчетных сумм в назначении платежа следует прямо указывать на то, что перечисляются командировочные расходы. Данные суммы должны быть включены работником в авансовый отчет.

Как задать вопрос