Кадры и оплата труда. Регулирование труда отдельных категорий работников

Вопрос: Организация занимается перевозками. У всех водителей сменный график работы, оплата труда состоит из оклада и сдельной части. Водители, которые осуществляют поездки на дальние расстояния (свыше 400 км), получают компенсацию в размере 500 рублей в день. Как оформить эту выплату в трудовом договоре?

См. также

Работа лиц с разъездным характером работы

В каком порядке учитываются расходы, возмещаемые сотруднику с разъездным характером работы?

Должен ли работодатель удержать и уплатить НДФЛ при выплате суточных при разъездном характере работ?


Ответ от 08.05.2015:

Работникам с разъездным характером работы возмещаются расходы, связанные со служебными поездками. В частности, выплачиваются суточные (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). Размер и порядок возмещения таких расходов может устанавливаться в трудовом договоре с работником (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Формулировка положения о возмещении таких расходов в трудовом договоре может быть следующей: "При направлении работника в служебную поездку с дальностью расстояния свыше 400 км ему возмещаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), в размере 500 рублей за каждый день нахождения в пути. Данные выплаты являются компенсационными".

В трудовом договоре следует прописать, какие документы работник должен предоставить работодателю для возмещения суточных (например, путевые листы). Также можно указать, в течение какого срока работник обязан предоставить работодателю документы, являющиеся основанием для возмещения ему суточных.

Суммы суточных, выплачиваемых работникам с разъездным характером работы, организация может учесть в расходах по налогу на прибыль. Отдельного основания для признания таких расходов НК РФ не предусмотрено, но учесть их можно как иные прочие расходы на производство и реализацию (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). К аналогичному выводу пришел и Минфин России в письмах от 14.07.2014 № 03-03-06/4/34093, от 18.08.2008 № 03-03-05/87.

Вместе с тем удерживать НДФЛ с суточных за разъездной характер работы работодателю не следует. Дело в том, что не облагаются НДФЛ законодательно установленные выплаты, имеющие компенсационный характер (п. 5 ст. 217 НК РФ).

Суточные возмещают расходы сотрудника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, поэтому освобождаются от НДФЛ в размерах, установленных трудовым договором.

Данное мнение подтверждается позицией Минфина России, изложенной в письмах от 22.01.2015 № 03-04-06/1626, от 05.07.2013 № 03-04-06/25956, от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131, от 04.09.2009 № 03-04-06-01/230.

Не облагаются суточные за разъездной характер работы и страховыми взносами. Связано это с тем, что компенсационные выплаты освобождены от обложения страховыми взносами на основании пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. По мнению Минтруда РФ (см. письмо от 23.01.2015 № 17-3/В-26), суточные носят характер компенсационных выплат. Следовательно, страховыми выплатами не облагаются.

Как задать вопрос